Korteriühistu võib anda oma igapäevase raamatupidamise professionaalse raamatupidaja või raamatupidamisbüroo kätte, kuid see ei tähenda, et juhatus võiks ühistu rahaasjad täielikult enda tähelepanu alt välja jätta.

Juhatuse ülesanne on korraldada korteriühistu juhtimist ning tagada, et ühistu finantsasjad oleksid korrektselt ja läbipaistvalt korraldatud. Seetõttu tasub igal juhatuse liikmel teada, mida raamatupidamiselt oodata, mida regulaarselt kontrollida ning millistele ohumärkidele tähelepanu pöörata.

Kes vastutab korteriühistu raamatupidamise korraldamise eest?

Korteriühistu on raamatupidamiskohustuslane ning juhatuse ülesanne on tagada, et ühistu raamatupidamine oleks nõuetekohaselt korraldatud.

Praktikas ei tähenda see loomulikult seda, et juhatuse liikmed peaksid ise arveid sisestama, pangakandeid tegema või majandusaasta aruannet koostama.

Need ülesanded võib anda professionaalse raamatupidaja või raamatupidamisbüroo kätte.

Juhatuse seisukohast on aga oluline veenduda, et raamatupidamine toimib korrektselt ning juhatusel on olemas piisav ülevaade ühistu majanduslikust olukorrast.

Mida peaks juhatus regulaarselt jälgima?

Hea raamatupidamine peaks võimaldama juhatusel saada kiiresti ülevaate ühistu tegelikust finantsseisust.

Juhatusel tasub regulaarselt jälgida näiteks:

• ühistu pangakontode saldosid;
• korteriomanike võlgnevusi;
• tasumata arveid ja muid kohustusi;
• remondifondi või reservide seisu;
• tegelike kulude vastavust majanduskavale;
• suuremaid või tavapärasest erinevaid väljaminekuid.

Probleemid tekivad sageli mitte ühe suure vea tõttu, vaid väikeste kõrvalekallete kuhjumisel. Kui juhatus saab finantsseisust regulaarselt ülevaate, on võimalik probleemidele reageerida enne, kui need muutuvad tõsiseks.

Korteriomanike võlgnevused vajavad tähelepanu

Korteriomanike tasumata arved mõjutavad otseselt kogu ühistu rahavoogu.

Ühistul tuleb jätkuvalt tasuda kommunaalteenuste, hoolduse, kindlustuse ja teiste teenuste eest isegi siis, kui mõni korteriomanik oma kohustusi õigeaegselt ei täida.

Seetõttu peaks juhatusel olema pidev ülevaade sellest, kui suured on võlgnevused, kui kaua need on kestnud ja kas nende sissenõudmiseks on vajalikud sammud astutud.

Mida varem võlgnevustega tegeleda, seda väiksem on tõenäosus, et probleem kasvab ühistu jaoks märkimisväärseks rahaliseks koormaks.

Kulud peavad olema dokumenteeritud

Korteriühistu raha kasutamine peab olema põhjendatud ja dokumenteeritud.

Arved, lepingud, otsused ning muud kuludega seotud dokumendid peaksid olema korrektselt säilitatud ja vajadusel lihtsalt leitavad.

See muutub eriti oluliseks juhatuse vahetumisel, majandusaasta aruande koostamisel või olukorras, kus korteriomanik soovib saada selgitust mõne ühistu kulu kohta.

Korralik dokumentatsioon kaitseb seega nii korteriühistut kui ka juhatust ennast.

Majandusaasta aruanne ei tohiks tulla üllatusena

Majandusaasta lõpus koostatav aruanne annab tervikliku ülevaate ühistu majanduslikust seisust, kuid seal olev info ei tohiks juhatusele esimest korda alles aruande koostamise ajal nähtavaks muutuda.

Kui raamatupidamine on aasta jooksul korrektselt korraldatud ja juhatus saab regulaarselt vajalikku infot, peaks majandusaasta aruanne olema sisuliselt aasta jooksul toimunu kokkuvõte.

Kui alles aruande koostamisel ilmnevad suured võlgnevused, puuduvad dokumendid või ebaselged tehingud, viitab see tavaliselt sellele, et jooksvas finantsjuhtimises on olnud puudujääke.

Mida oodata healt raamatupidamisteenuselt?

Korteriühistu raamatupidamine erineb mitmes osas tavapärase ettevõtte raamatupidamisest. Seetõttu on eeliseks teenusepakkuja, kes tunneb korteriühistute eripärasid ja oskab juhatusele vajalikku infot arusaadavalt esitada.

Hea raamatupidamisteenus peaks aitama juhatusel saada selge ülevaate ühistu rahalisest olukorrast, mitte lihtsalt täitma kohustuslikke aruandlusülesandeid.

Juhatus ei peaks iga numbri mõistmiseks olema ise raamatupidamise spetsialist.

Raamatupidaja ülesanne on numbrid korras hoida. Hea raamatupidaja aitab juhatusel ka aru saada, mida need numbrid tähendavad.

Kokkuvõtteks

Korteriühistu raamatupidamise korraldamine on oluline osa juhatuse tööst, kuid juhatus ei pea selleks ise raamatupidajaks hakkama.

Oluline on, et raamatupidamine oleks usaldusväärse spetsialisti käes ning juhatus saaks regulaarselt selge ülevaate ühistu tuludest, kuludest, võlgnevustest ja kohustustest.

Korrektselt korraldatud raamatupidamine vähendab vigade ja ootamatuste riski ning muudab juhatuse töö märgatavalt lihtsamaks.